Política de tratamiento y protección de datos personales

Documento

MA040101D, versión 04, del 5 de noviembre de 2026. Aprobado por la Gerencia.

Para ejercer sus derechos

Escriba a [email protected], acérquese a la Calle 19 N.º 1-44, barrio Blanco, Cúcuta, o llame al (607) 595 6075 para recibir orientación.

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para el tratamiento y la protección de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos, transferidos y, cuando corresponda, suprimidos por Servicios Especializados FCB S.A.S., garantizando el respeto de los derechos de sus titulares, la confidencialidad y seguridad de la información, y el cumplimiento de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales.

La presente política tiene como propósito informar de manera clara y transparente a los titulares sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales, los derechos que les asisten y los mecanismos establecidos por la institución para ejercerlos, con especial protección de los datos sensibles relacionados con la prestación de servicios de salud.

2. Alcance

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica al tratamiento de los datos personales de pacientes, usuarios, representantes legales, familiares y acompañantes cuando corresponda, trabajadores, aspirantes a cargos, contratistas, proveedores, estudiantes, visitantes y demás personas naturales cuyos datos personales sean tratados por Servicios Especializados FCB S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento.

Comprende las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales, realizadas mediante medios físicos, electrónicos o digitales, en el desarrollo de las actividades asistenciales, administrativas, laborales, contractuales, comerciales, académicas y de investigación de la institución, conforme a las finalidades informadas a los titulares y a las disposiciones legales aplicables.

Esta política incluye el tratamiento de datos personales sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud, la información contenida en historias clínicas y los datos biométricos, cuando sean tratados por la institución, garantizando las medidas de protección y confidencialidad exigidas por la normativa vigente.

Sus disposiciones serán observadas por los trabajadores y colaboradores de Servicios Especializados FCB S.A.S. y por los terceros que traten datos personales por cuenta de la institución, de acuerdo con las obligaciones legales y contractuales que les correspondan.

La presente política se aplicará sin perjuicio de los regímenes legales especiales que regulen determinados tipos de información, particularmente la historia clínica, el secreto profesional y la información sometida a reserva legal.

3. Definiciones

Para efectos de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, cuando este sea legalmente requerido.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal semiprivado

Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto a su titular como a un determinado sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Su tratamiento estará sujeto al régimen legal aplicable.

Dato personal sensible

Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones de determinadas características, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Dato personal privado

Dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular y cuyo tratamiento está sujeto a las garantías y condiciones establecidas en la normativa aplicable.

Dato personal público

Dato que no es semiprivado, privado ni sensible, conforme a las disposiciones legales aplicables. Son ejemplos los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público, en los términos previstos por la normativa.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos personales.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento de sus datos personales.

Transmisión de datos personales

Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tiene por objeto que un encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.

Transferencia de datos personales

Operación mediante la cual el responsable o encargado del tratamiento envía datos personales a un receptor que, a su vez, actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano.

Historia clínica

Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Su conocimiento por terceros está sujeto a la autorización del paciente o a los casos previstos por la ley.

Oficial de Protección de Datos Personales

Persona designada por Servicios Especializados FCB S.A.S. para coordinar, impulsar y realizar seguimiento a las actividades relacionadas con la protección de datos personales y facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares, conforme a las responsabilidades institucionalmente asignadas.

Incidente de seguridad de datos personales

Evento que compromete o puede comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, incluyendo situaciones de acceso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizadas.

Supresión de datos personales

Eliminación de datos personales cuando proceda legalmente, teniendo en cuenta las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares y las obligaciones legales de conservación de información, especialmente las aplicables a la historia clínica.

4.1. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S., identificada con NIT 900.017.916-0, con domicilio principal en San José de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades institucionales.

Datos de identificación y contacto:

Razón social

Servicios Especializados FCB S.A.S.

NIT

900.017.916-0.

Dirección

Calle 19 N.º 1-44, barrio Blanco, San José de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia.

Teléfono

(607) 595 6075.

Correo electrónico general

[email protected].

Correo electrónico para protección de datos personales

[email protected].

Sitio web

sefcb.co.

Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla cuando legalmente proceda y presentar consultas o reclamos, a través del correo electrónico [email protected] o mediante los demás canales de atención establecidos por la institución.

La gestión de las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales será coordinada por la persona o área designada institucionalmente para la protección de datos personales, de acuerdo con las responsabilidades asignadas y los procedimientos internos establecidos.

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos y condiciones previstos en la normativa colombiana vigente sobre protección de datos personales.

4.2. Política de tratamiento de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las actividades asistenciales, administrativas, laborales, contractuales, comerciales, académicas y de investigación que le correspondan, realiza el tratamiento de datos personales de sus diferentes grupos de interés, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

El tratamiento comprende operaciones como la recolección, almacenamiento, consulta, utilización, actualización, circulación, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales, según las finalidades legítimas, específicas e informadas a sus titulares y las obligaciones legales que correspondan.

La institución reconoce la especial protección que requieren los datos personales sensibles, particularmente aquellos relacionados con la salud, y se compromete a garantizar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y tratamiento adecuado, mediante la aplicación de medidas administrativas, técnicas, físicas y organizacionales acordes con los riesgos asociados a la información.

Servicios Especializados FCB S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales con la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea legalmente exigible, sin perjuicio de las excepciones establecidas en la normativa vigente.

Para el cumplimiento de estos compromisos, la institución adopta las disposiciones de tratamiento de datos personales desarrolladas en los siguientes apartados de esta política.

4.2.1. Canales para el ejercicio de los derechos de los titulares

Servicios Especializados FCB S.A.S. dispone de canales institucionales para que los titulares de datos personales, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas, según corresponda, presenten consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

A través de estos canales podrán ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación y supresión de datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar cuando legalmente proceda y ejercer los demás derechos reconocidos por la normativa vigente.

Canales institucionales:

Correo electrónico de protección de datos personales

[email protected].

Atención presencial

Calle 19 N.º 1-44, barrio Blanco, San José de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia, a través del mecanismo institucional de recepción de solicitudes.

Orientación telefónica

(607) 595 6075.

Para la atención de las solicitudes, la institución podrá verificar la identidad del solicitante y su legitimación, cuando corresponda, mediante mecanismos seguros y proporcionales que garanticen la confidencialidad de la información.

Las consultas y reclamos serán tramitados de conformidad con los requisitos, procedimientos y términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

Las solicitudes relacionadas con historias clínicas, resultados de procedimientos y demás información asistencial estarán sujetas, además, a los procedimientos institucionales y a las disposiciones especiales sobre reserva y acceso a la información clínica.

La institución conservará evidencia de las solicitudes recibidas y de las respuestas emitidas, conforme a sus procedimientos de gestión documental y protección de datos personales.

4.2.2. Seguridad y confidencialidad de los datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S. se compromete a proteger los datos personales objeto de tratamiento, especialmente los datos sensibles relacionados con la salud, mediante la implementación de medidas de seguridad técnicas, humanas, administrativas, físicas y organizacionales, apropiadas a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados a su tratamiento.

Estas medidas estarán orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, así como a prevenir su adulteración, pérdida, destrucción, divulgación, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los datos personales estará limitado a las personas que, en razón de sus funciones y responsabilidades, se encuentren debidamente autorizadas para su tratamiento, de acuerdo con los principios de necesidad, finalidad y acceso restringido.

Los trabajadores, contratistas, proveedores y demás terceros que tengan acceso a datos personales deberán cumplir las obligaciones legales, contractuales e institucionales de seguridad y confidencialidad que les correspondan, incluso después de finalizar su relación con la institución, en los términos previstos por la normativa aplicable.

Servicios Especializados FCB S.A.S. dispone de mecanismos institucionales para la identificación, reporte, evaluación, atención y seguimiento de incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales, así como para efectuar las notificaciones a las autoridades competentes cuando legalmente proceda.

La información contenida en las historias clínicas y demás registros asistenciales estará sometida a las medidas especiales de reserva, custodia, seguridad y acceso establecidas en la normativa sanitaria vigente.

Las disposiciones operativas, los controles específicos y las responsabilidades para la protección de la información serán desarrollados en los procedimientos, manuales y demás documentos internos adoptados por la institución.

4.2.3. Tratamiento de datos personales y sensibles en la prestación de servicios de salud

Servicios Especializados FCB S.A.S., en desarrollo de su actividad como institución prestadora de servicios de salud, recolecta y trata los datos personales necesarios, pertinentes y adecuados para la identificación de los pacientes, la valoración de su estado de salud, el diagnóstico, la prestación de servicios asistenciales, el tratamiento, el seguimiento clínico, la continuidad de la atención y la gestión del riesgo en salud.

La información objeto de tratamiento podrá comprender datos de identificación, contacto, afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, antecedentes personales y familiares, condiciones de salud, resultados de procedimientos diagnósticos y demás información clínica necesaria para las finalidades asistenciales y el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

Los datos relativos a la salud tienen carácter sensible y, por tanto, serán tratados bajo condiciones especiales de protección, confidencialidad, seguridad y acceso restringido, de conformidad con la normativa vigente.

La institución informará a los titulares sobre las finalidades del tratamiento, el carácter sensible de los datos de salud, sus derechos y las condiciones bajo las cuales se solicita la información. Cuando la autorización sea legalmente exigible, esta deberá obtenerse de manera previa, expresa e informada, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

El suministro de datos sensibles estará sujeto a las garantías legales de libertad y protección del titular. Cuando determinada información clínica resulte necesaria para realizar una valoración, procedimiento o intervención de manera segura, el personal asistencial explicará al paciente la importancia de suministrarla y las posibles consecuencias clínicas de su omisión, respetando su autonomía y los deberes profesionales aplicables.

La información registrada en la historia clínica y en los demás documentos asistenciales será tratada conforme a las disposiciones especiales sobre reserva, acceso, custodia, conservación y confidencialidad.

Servicios Especializados FCB S.A.S. podrá tratar y comunicar información personal para el cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social en Salud, la salud pública, la vigilancia sanitaria y los requerimientos de las autoridades competentes, dentro de los límites y condiciones establecidos en la normativa aplicable.

Los datos personales recolectados para la atención en salud no serán utilizados para finalidades comerciales, publicitarias o ajenas a la prestación asistencial sin contar con la autorización correspondiente o con otra habilitación legal aplicable.

4.2.4. Autorización para el tratamiento de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S. solicitará y obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos personales, o de quien se encuentre legalmente facultado para otorgarla, cuando esta sea exigible conforme a la normativa colombiana vigente.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, verbales o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que ha manifestado su consentimiento, siempre que el mecanismo utilizado permita su posterior consulta y verificación. En ningún caso el silencio podrá interpretarse como autorización.

Antes de obtener la autorización, la institución informará al titular, de manera clara y comprensible, las finalidades específicas del tratamiento, los derechos que le asisten, el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, así como la identificación y los canales de contacto del responsable del tratamiento.

Cuando el tratamiento comprenda datos personales sensibles, especialmente información relacionada con la salud o datos biométricos, Servicios Especializados FCB S.A.S. observará las condiciones especiales establecidas en la ley, informará expresamente al titular sobre la naturaleza sensible de dichos datos y obtendrá su autorización explícita cuando legalmente corresponda.

La institución conservará evidencia de las autorizaciones otorgadas y de la información suministrada a los titulares, mediante mecanismos que permitan acreditar su obtención y verificar las finalidades autorizadas.

No será necesaria la autorización del titular en los casos expresamente exceptuados por la ley, sin que ello exonere a la institución del cumplimiento de los principios, deberes y medidas de protección aplicables al tratamiento de datos personales.

Las autorizaciones para finalidades comerciales, publicitarias, promocionales o de uso de imagen deberán identificar claramente dichas finalidades y gestionarse de manera diferenciada respecto de los tratamientos necesarios para la prestación de servicios asistenciales.

La autorización para el tratamiento de datos personales es independiente del consentimiento informado requerido para la realización de procedimientos o intervenciones en salud, sin perjuicio de que ambos puedan gestionarse mediante mecanismos institucionales coordinados que permitan distinguir sus respectivos alcances.

Los titulares podrán solicitar la revocatoria de la autorización y la supresión de sus datos personales cuando legalmente proceda, a través de los canales institucionales establecidos en la presente política, respetando las obligaciones legales y contractuales de conservación de información.

4.2.5. Tratamiento de datos personales en relaciones laborales, contractuales y comerciales

Servicios Especializados FCB S.A.S. recolecta y trata datos personales de aspirantes a cargos, trabajadores, extrabajadores, contratistas, proveedores y personas naturales que actúen como representantes, empleados o contactos de entidades responsables de pago y demás organizaciones con las cuales mantiene relaciones contractuales o comerciales.

El tratamiento de esta información se realizará para las siguientes finalidades, según corresponda a la naturaleza de cada relación:

• Adelantar procesos de selección, evaluación de perfiles, verificación de requisitos y vinculación de personal, conforme a la normativa aplicable.
• Formalizar, ejecutar, administrar, supervisar y finalizar relaciones laborales, civiles, comerciales o contractuales.
• Gestionar pagos, nómina, honorarios, facturación, obligaciones tributarias, contables y demás compromisos derivados de dichas relaciones.
• Cumplir las obligaciones legales relacionadas con afiliaciones, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, prestaciones sociales y gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Desarrollar actividades de capacitación, evaluación del desempeño, bienestar laboral y gestión del talento humano, cuando corresponda.
• Verificar requisitos de proveedores y contratistas, gestionar procesos de contratación, controlar el cumplimiento de obligaciones y mantener comunicaciones relacionadas con la ejecución contractual.
• Atender requerimientos de autoridades competentes, auditorías, procesos administrativos o judiciales y demás obligaciones legales aplicables.
• Conservar los documentos y registros necesarios durante los plazos establecidos en las disposiciones legales y contractuales aplicables.

El tratamiento de los datos personales se limitará a la información necesaria, pertinente y adecuada para las finalidades informadas, y se realizará con la autorización del titular cuando esta sea legalmente exigible o con fundamento en las excepciones expresamente previstas por la ley.

Cuando se requiera tratar datos personales sensibles, especialmente información relacionada con la salud de trabajadores o aspirantes, Servicios Especializados FCB S.A.S. observará las condiciones especiales establecidas en la normativa vigente, garantizando la confidencialidad, el acceso restringido y la separación entre la información médica reservada y los datos administrativos necesarios para la gestión laboral.

La institución no exigirá la entrega de información sensible para finalidades que carezcan de justificación legal y garantizará los derechos de los titulares conforme a la normativa aplicable.

Cuando un proveedor o contratista trate datos personales por cuenta de Servicios Especializados FCB S.A.S., se establecerán las obligaciones de confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso restringido y demás condiciones que correspondan a su calidad de encargado del tratamiento.

Los datos personales obtenidos en el marco de relaciones laborales o contractuales no serán utilizados para finalidades distintas de las informadas, salvo que exista una habilitación legal aplicable o se obtenga la autorización correspondiente.

4.2.6. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Servicios Especializados FCB S.A.S. reconoce la protección especial de los datos personales de niños, niñas y adolescentes y garantiza que su tratamiento se realizará respetando sus derechos fundamentales, su dignidad, intimidad, privacidad y el principio del interés superior del menor, de conformidad con la normativa colombiana vigente.

La institución podrá recolectar y tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando dicho tratamiento responda a finalidades legítimas, específicas y necesarias, especialmente para la prestación de servicios de salud, la valoración clínica, el diagnóstico, el tratamiento, el seguimiento asistencial y el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

El tratamiento de esta información deberá respetar los derechos prevalentes de los menores de edad y realizarse bajo las condiciones especiales establecidas en la legislación vigente.

Cuando la autorización sea legalmente exigible, esta será otorgada por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, teniendo en cuenta su edad, madurez, autonomía y capacidad para comprender el alcance del tratamiento de sus datos personales.

Los datos relativos a la salud de niños, niñas y adolescentes tendrán carácter sensible y estarán sujetos a medidas reforzadas de confidencialidad, seguridad, custodia y acceso restringido, conforme a la normativa de protección de datos personales y a las disposiciones especiales aplicables a la historia clínica.

La institución limitará la recolección y utilización de los datos personales de menores de edad a la información necesaria y pertinente para las finalidades informadas y legalmente autorizadas, evitando tratamientos excesivos, incompatibles o que puedan afectar sus derechos fundamentales.

La captación, utilización o divulgación de imágenes, fotografías, videos o testimonios de niños, niñas y adolescentes con finalidades publicitarias, comerciales, promocionales o de difusión institucional estará sujeta a las autorizaciones y garantías legales correspondientes, considerando especialmente el interés superior del menor y su derecho a la intimidad.

El acceso a la información personal y clínica de los menores de edad por parte de sus representantes legales, profesionales de salud o terceros autorizados se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables, respetando las condiciones especiales de confidencialidad, reserva y protección de los derechos del menor.

Servicios Especializados FCB S.A.S. adoptará las medidas necesarias para prevenir el acceso, uso, divulgación o tratamiento no autorizado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes y garantizará el ejercicio de sus derechos a través de los mecanismos institucionales establecidos.

4.2.7. Finalidades del tratamiento de datos personales de pacientes, usuarios y sus familias

Servicios Especializados FCB S.A.S. recolecta y trata datos personales de pacientes, usuarios, representantes legales, familiares y acompañantes, cuando corresponda, para el desarrollo de las actividades propias de la prestación de servicios de salud y el cumplimiento de sus obligaciones legales, administrativas y contractuales.

El tratamiento de esta información se realizará de conformidad con las finalidades legítimas, específicas e informadas a los titulares, y comprenderá, según corresponda:

• Identificar y registrar a los pacientes y usuarios, verificar su información personal y de contacto, y gestionar su vinculación a los procesos de atención institucional.
• Gestionar solicitudes de información, asignación, confirmación, modificación y cancelación de citas, así como brindar orientación relacionada con los servicios de salud ofrecidos por la institución.
• Realizar valoraciones clínicas, consultas, procedimientos diagnósticos, tratamientos, seguimiento asistencial y demás actividades necesarias para la prestación segura, oportuna y continua de los servicios de salud.
• Elaborar, actualizar, consultar, custodiar y conservar historias clínicas y demás registros asistenciales, conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Gestionar autorizaciones de servicios, verificar derechos de atención, coordinar la prestación de servicios con entidades responsables de pago y realizar los trámites administrativos necesarios para la atención.
• Realizar procesos de facturación, recaudo, gestión de cartera, auditoría de cuentas médicas y demás actividades administrativas y financieras relacionadas con los servicios prestados.
• Desarrollar actividades de caracterización de la población, prevención de enfermedades, promoción de la salud, seguimiento clínico y gestión del riesgo en salud, de acuerdo con las competencias y obligaciones de la institución.
• Cumplir las obligaciones legales de reporte de información a los sistemas oficiales de salud, vigilancia epidemiológica, salud pública, autoridades sanitarias y demás entidades competentes, en los casos y condiciones previstos por la normativa vigente.
• Evaluar y mejorar la oportunidad, seguridad, calidad, continuidad y satisfacción relacionadas con los servicios de salud, mediante auditorías, indicadores, encuestas y demás mecanismos institucionales de evaluación y mejoramiento.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de los usuarios, así como gestionar los procesos institucionales de atención al usuario.
• Mantener comunicaciones relacionadas con la prestación de servicios, preparación para procedimientos, entrega o disponibilidad de resultados, seguimiento asistencial e información administrativa necesaria para la continuidad de la atención, utilizando canales institucionales y mecanismos adecuados de verificación de identidad y protección de la confidencialidad.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, sanitarias y de control, cuando exista competencia legal para solicitar la información y dentro de los límites establecidos por la normativa aplicable.
• Ejercer o defender derechos de la institución, de los titulares o de terceros legitimados, en actuaciones administrativas, contractuales, judiciales o extrajudiciales, cuando el tratamiento de los datos resulte legalmente procedente.
• Desarrollar actividades de investigación científica, académica y de generación de conocimiento en salud, únicamente cuando se cumplan los requisitos éticos, legales y de protección de datos personales aplicables, incluyendo las autorizaciones exigibles, las medidas de confidencialidad y la anonimización o supresión de elementos identificadores cuando corresponda.
• Enviar información educativa, preventiva y de promoción de hábitos saludables relacionada con la salud, cuando dicha finalidad haya sido debidamente informada y cuente con la autorización correspondiente o con otra habilitación legal aplicable.
• Realizar actividades comerciales, publicitarias o promocionales, incluyendo el envío de ofertas de servicios, campañas comerciales y utilización de imágenes o testimonios, únicamente cuando exista autorización válida para dichas finalidades o una habilitación legal aplicable.

El tratamiento de datos personales de familiares, acompañantes y representantes legales se limitará a las finalidades que correspondan a su participación en la atención del paciente, la gestión administrativa o el cumplimiento de obligaciones legales, respetando la confidencialidad de la información clínica.

La institución no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular. Cuando se pretendan desarrollar nuevas finalidades que requieran autorización, esta será solicitada previamente, de conformidad con la normativa vigente.

El tratamiento de datos sensibles, especialmente los relacionados con la salud, estará sujeto a las condiciones especiales de protección establecidas en la legislación colombiana y en los demás apartados de la presente política.

4.2.8. Finalidades del tratamiento de datos personales de aspirantes, trabajadores y extrabajadores

Servicios Especializados FCB S.A.S. recolecta y trata datos personales de aspirantes a cargos, trabajadores y extrabajadores para desarrollar los procesos de gestión del talento humano y cumplir las obligaciones legales, laborales, administrativas y contractuales que le correspondan.

El tratamiento de estos datos personales se realizará para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Adelantar procesos de reclutamiento, selección, evaluación de perfiles, verificación de requisitos, referencias laborales y demás actividades necesarias para determinar la idoneidad de los aspirantes, respetando los límites legales aplicables.
• Formalizar, administrar, ejecutar, modificar y finalizar relaciones laborales, incluyendo la gestión de contratos, novedades de personal y documentación asociada.
• Administrar la nómina, remuneración, prestaciones sociales, vacaciones, permisos, incapacidades, liquidaciones y demás obligaciones económicas y laborales.
• Gestionar afiliaciones, novedades y aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, cajas de compensación familiar y demás entidades legalmente correspondientes.
• Desarrollar actividades de inducción, reinducción, capacitación, formación, evaluación del desempeño, desarrollo profesional, bienestar laboral y reconocimiento institucional.
• Implementar y gestionar las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo la prevención de riesgos laborales, el seguimiento de condiciones de trabajo y las demás obligaciones legalmente exigibles.
• Gestionar las evaluaciones médicas ocupacionales y sus resultados administrativos, respetando la reserva de la historia clínica ocupacional y las restricciones legales de acceso a información médica individual.
• Administrar mecanismos de identificación, control de acceso, seguridad física y protección de las instalaciones, recursos y sistemas de información institucionales.
• Mantener comunicaciones laborales y administrativas relacionadas con la ejecución de las funciones, las actividades institucionales y el cumplimiento de las obligaciones de la relación laboral.
• Realizar evaluaciones de clima organizacional, satisfacción laboral, bienestar y mejoramiento institucional, aplicando las medidas de confidencialidad y protección de datos personales correspondientes.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, laborales, judiciales y de control, cuando exista obligación legal de suministrar información.
• Gestionar auditorías, procesos disciplinarios, investigaciones internas y actuaciones administrativas o judiciales, respetando las garantías legales, la confidencialidad y los derechos de los titulares.
• Conservar los documentos laborales, contractuales, contables y administrativos durante los términos establecidos por la normativa aplicable y atender las obligaciones que subsistan después de finalizar la relación laboral.
• Remitir comunicaciones sobre actividades de formación, investigación, desarrollo académico o avances institucionales, cuando guarden relación con las funciones laborales o exista autorización o habilitación legal para su tratamiento.

El tratamiento de datos personales sensibles, especialmente los relacionados con la salud, estará sujeto a las condiciones especiales establecidas en la normativa vigente. La institución limitará su acceso al personal autorizado y garantizará la confidencialidad de la información médica y ocupacional.

Los datos personales de aspirantes que no sean vinculados serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables. Su utilización para futuras convocatorias requerirá una finalidad previamente informada y la autorización correspondiente, cuando sea exigible.

Servicios Especializados FCB S.A.S. no utilizará los datos personales de aspirantes, trabajadores o extrabajadores para finalidades distintas de las informadas, salvo que exista una habilitación legal aplicable o se obtenga la autorización correspondiente.

4.2.9. Finalidades del tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y representantes de entidades responsables de pago

Servicios Especializados FCB S.A.S. recolecta y trata datos personales de contratistas, proveedores, profesionales independientes y personas naturales que actúen como representantes, empleados, delegados o contactos de entidades responsables de pago y demás organizaciones con las cuales mantenga relaciones comerciales, civiles o contractuales.

El tratamiento de esta información se realizará para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Identificar, registrar y verificar la información de contratistas, proveedores, representantes y contactos autorizados, así como evaluar los requisitos necesarios para establecer relaciones contractuales o comerciales.
• Adelantar procesos de selección, evaluación, vinculación, contratación, renovación, seguimiento y terminación de relaciones comerciales, civiles o contractuales.
• Verificar requisitos legales, técnicos, administrativos, profesionales y contractuales relacionados con los bienes y servicios suministrados a la institución.
• Formalizar, ejecutar, supervisar y evaluar el cumplimiento de contratos, convenios, órdenes de compra, acuerdos de prestación de servicios y demás instrumentos contractuales.
• Gestionar procesos de facturación, pagos, honorarios, cuentas por cobrar y por pagar, conciliaciones, cartera, retenciones y demás obligaciones contables, financieras y tributarias aplicables.
• Mantener comunicaciones relacionadas con la ejecución contractual, programación de actividades, coordinación de servicios, seguimiento de compromisos y gestión administrativa de las relaciones comerciales.
• Gestionar procesos de auditoría, evaluación de desempeño de proveedores y contratistas, seguimiento de indicadores y mejoramiento de los servicios contratados.
• Verificar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales relacionadas con seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y requisitos de ingreso o permanencia en las instalaciones institucionales, cuando corresponda.
• Administrar controles de identificación, ingreso, permanencia y seguridad física de contratistas, proveedores y demás terceros autorizados para acceder a las instalaciones o sistemas de información de la institución.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, tributarias, sanitarias y de control, cuando exista competencia legal para solicitar la información.
• Ejercer o defender derechos de la institución en actuaciones administrativas, contractuales, judiciales o extrajudiciales, cuando el tratamiento de datos personales resulte legalmente procedente.
• Conservar los documentos y registros derivados de las relaciones contractuales y comerciales durante los términos exigidos por la normativa aplicable y las obligaciones contractuales correspondientes.

El tratamiento de los datos personales se limitará a la información necesaria, pertinente y adecuada para las finalidades informadas, y se realizará con la autorización del titular cuando esta sea legalmente exigible o con fundamento en las excepciones previstas por la ley.

Cuando un contratista o proveedor trate datos personales por cuenta de Servicios Especializados FCB S.A.S., las partes deberán establecer las condiciones aplicables a dicho tratamiento, incluyendo las obligaciones de confidencialidad, seguridad, acceso restringido, uso autorizado de la información, atención de incidentes y cumplimiento de las instrucciones del responsable, mediante los instrumentos contractuales correspondientes.

Cuando la relación contractual implique la comunicación de datos personales a terceros que actúen como responsables independientes del tratamiento, la institución verificará la finalidad, la habilitación legal y las condiciones aplicables a la transferencia de información.

El acceso de contratistas, proveedores y terceros a datos personales sensibles, especialmente información clínica de pacientes, estará restringido a los casos legalmente procedentes y sujeto a las medidas especiales de protección, confidencialidad y seguridad correspondientes.

Los datos personales obtenidos en el marco de relaciones contractuales o comerciales no serán utilizados para finalidades distintas de las informadas, salvo que exista una habilitación legal aplicable o se obtenga la autorización correspondiente.

4.2.10. Finalidades del tratamiento de datos personales de estudiantes en prácticas formativas y actividades académicas

Servicios Especializados FCB S.A.S. recolecta y trata datos personales de estudiantes, practicantes y demás personas vinculadas a actividades de formación académica o prácticas formativas desarrolladas en la institución, de conformidad con los convenios, acuerdos y disposiciones legales aplicables.

El tratamiento de esta información se realizará para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Identificar, registrar y verificar la información personal, académica y de contacto de los estudiantes y practicantes que participen en actividades de formación institucional.
• Gestionar los procesos de solicitud, selección, aceptación, vinculación, ingreso, permanencia y finalización de prácticas formativas y actividades académicas.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos académicos, administrativos, legales y de seguridad necesarios para el desarrollo de las prácticas, incluyendo las coberturas y afiliaciones exigibles según la modalidad de vinculación.
• Coordinar, ejecutar y supervisar las actividades formativas establecidas en los convenios o acuerdos suscritos con instituciones educativas.
• Realizar procesos de inducción, capacitación, orientación, seguimiento, evaluación del desempeño académico y verificación de competencias relacionadas con las actividades autorizadas.
• Elaborar y remitir informes académicos, evaluaciones, certificaciones y demás documentos requeridos por las instituciones educativas, dentro de las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
• Gestionar la participación de estudiantes y practicantes en actividades clínicas, académicas, científicas y de formación continua, de acuerdo con las funciones y autorizaciones institucionales correspondientes.
• Mantener comunicaciones relacionadas con la programación, ejecución, supervisión y evaluación de las prácticas formativas y demás actividades académicas.
• Gestionar los pagos, apoyos económicos, reconocimientos o remuneraciones que legal o contractualmente correspondan, cuando resulten aplicables.
• Administrar mecanismos de identificación, control de ingreso, permanencia, seguridad física y acceso autorizado a instalaciones, equipos y sistemas institucionales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir las obligaciones legales, académicas, administrativas y contractuales relacionadas con las prácticas formativas.
• Conservar los documentos y registros relacionados con las actividades académicas durante los términos establecidos por la normativa aplicable y las obligaciones contractuales correspondientes.

El tratamiento de los datos personales de estudiantes y practicantes se limitará a la información necesaria, pertinente y adecuada para las finalidades informadas y se realizará con la autorización correspondiente cuando esta sea legalmente exigible.

Los estudiantes y practicantes que, en desarrollo de sus actividades autorizadas, tengan acceso a datos personales de pacientes, historias clínicas o información institucional reservada deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad, seguridad y acceso restringido establecidas por la normativa vigente y los procedimientos institucionales.

El acceso a información clínica estará limitado a las actividades formativas autorizadas y supervisadas, de acuerdo con las competencias, responsabilidades y condiciones legales aplicables. No se permitirá la consulta, reproducción, extracción, divulgación o utilización de datos personales de pacientes para finalidades ajenas a las actividades institucionalmente autorizadas.

La participación de estudiantes en proyectos de investigación científica o académica que impliquen tratamiento de datos personales estará sujeta al cumplimiento de los requisitos éticos, legales e institucionales aplicables, incluyendo las autorizaciones exigibles y las medidas de protección de la identidad de los titulares.

La institución no utilizará los datos personales de estudiantes y practicantes para finalidades distintas de las informadas, salvo que exista una habilitación legal aplicable o se obtenga la autorización correspondiente.

4.2.11. Tratamiento de datos personales mediante sistemas de videovigilancia

Servicios Especializados FCB S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia en áreas autorizadas de sus instalaciones, con la finalidad de contribuir a la seguridad de los pacientes, usuarios, trabajadores, contratistas, visitantes y demás personas que ingresen a la institución, así como proteger sus bienes, equipos, infraestructura y recursos.

La captación, grabación, almacenamiento, consulta, reproducción, conservación y, cuando corresponda, comunicación de imágenes que permitan identificar a personas naturales constituyen operaciones de tratamiento de datos personales y estarán sujetas a los principios y obligaciones establecidos en la normativa colombiana vigente.

Los sistemas de videovigilancia se utilizarán para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas, principalmente relacionadas con la seguridad física, la prevención y verificación de incidentes de seguridad y la protección de las personas y los bienes institucionales.

Servicios Especializados FCB S.A.S. informará sobre la existencia de sistemas de videovigilancia mediante avisos visibles y comprensibles ubicados en los accesos y demás áreas pertinentes. Estos avisos identificarán al responsable del tratamiento, las finalidades de la captación de imágenes, los derechos de los titulares y los mecanismos para consultar la política de tratamiento de datos personales.

La instalación y orientación de cámaras responderá a criterios de necesidad, proporcionalidad y pertinencia. No se instalarán dispositivos de videovigilancia en baños, vestidores u otros espacios destinados a actividades íntimas o privadas. En las áreas asistenciales se evaluará especialmente la necesidad de la captación de imágenes y su impacto sobre la intimidad, dignidad y confidencialidad de los pacientes.

El acceso a las imágenes y grabaciones estará restringido al personal expresamente autorizado, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades, y se aplicarán medidas técnicas, administrativas y organizacionales para prevenir su consulta, copia, modificación, extracción, divulgación o utilización no autorizada.

Las imágenes y grabaciones podrán ser utilizadas para verificar incidentes de seguridad y, cuando legalmente corresponda, como elementos de soporte en actuaciones administrativas, disciplinarias o judiciales, respetando los derechos de los titulares y las disposiciones aplicables.

La entrega de imágenes o grabaciones a autoridades competentes o terceros legalmente legitimados se realizará previa verificación de la procedencia de la solicitud y con las medidas necesarias para proteger los datos personales de otras personas que puedan aparecer en los registros.

Las grabaciones serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, conforme a los períodos de conservación establecidos institucionalmente y a las obligaciones legales aplicables. Cuando una grabación resulte necesaria para atender una investigación, reclamación, requerimiento de autoridad o actuación legal, podrá conservarse durante el tiempo legalmente procedente.

Cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los períodos de conservación aplicables, las grabaciones serán eliminadas mediante mecanismos adecuados, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación.

La captación de audio, la utilización de reconocimiento facial, la identificación biométrica o la incorporación de herramientas de análisis automatizado de imágenes estarán sujetas a una evaluación específica de necesidad, proporcionalidad, riesgos, finalidades y requisitos legales antes de su implementación.

Los titulares podrán ejercer sus derechos relacionados con las imágenes y grabaciones que contengan sus datos personales a través de los canales establecidos en la presente política, respetando los derechos de terceros y las limitaciones legales aplicables.

4.2.12. Aviso de privacidad y divulgación de la política de tratamiento de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S., en cumplimiento de la normativa colombiana sobre protección de datos personales, dispone de mecanismos para informar a los titulares sobre la existencia de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, las finalidades del tratamiento de su información y los medios establecidos para conocer y ejercer sus derechos.

Para tal efecto, la institución cuenta con el documento MA040102D – Aviso de Privacidad, el cual será puesto a disposición de los titulares mediante medios físicos, electrónicos o digitales, de acuerdo con las características de los procesos institucionales y los canales utilizados para la recolección de datos personales.

El aviso de privacidad contendrá, como mínimo:

• La identificación, razón social y datos de contacto de Servicios Especializados FCB S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento.
• Las finalidades específicas del tratamiento de los datos personales.
• Los derechos que les asisten a los titulares de los datos personales.
• Los mecanismos dispuestos por la institución para que los titulares conozcan y consulten la presente política, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad.
• La información especial sobre el tratamiento de datos personales sensibles y el carácter facultativo de su suministro, cuando corresponda.

Servicios Especializados FCB S.A.S. garantizará que la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales pueda ser consultada por los titulares de manera gratuita, permanente y mediante mecanismos de acceso adecuados.

La institución podrá divulgar el aviso de privacidad y la política a través de su sitio web institucional, puntos de atención, documentos de admisión, formularios físicos o electrónicos y demás medios apropiados para informar a los titulares, según corresponda.

Cuando se produzcan modificaciones sustanciales en las finalidades del tratamiento o en las condiciones que afecten el contenido de la autorización otorgada, la institución informará oportunamente a los titulares y solicitará una nueva autorización cuando legalmente sea exigible.

Servicios Especializados FCB S.A.S. conservará evidencia de los mecanismos utilizados para poner a disposición de los titulares el aviso de privacidad y la política de tratamiento, conforme a sus procedimientos internos de gestión documental y protección de datos personales.

La publicación o comunicación del aviso de privacidad no sustituirá la obligación de obtener la autorización del titular cuando esta sea legalmente requerida, ni eximirá a la institución del cumplimiento de las demás obligaciones establecidas en la normativa aplicable.

4.3. Deberes del responsable del tratamiento de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias y demás normas aplicables, garantizando la protección de los derechos de los titulares y el tratamiento adecuado de su información personal.

En desarrollo de estas obligaciones, la institución deberá:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho constitucional de habeas data.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el titular cuando esta sea legalmente exigible, mediante mecanismos que permitan su posterior consulta y verificación.
• Informar debidamente al titular sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales, sus derechos y los canales institucionales establecidos para ejercerlos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que permitan impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada o fraudulenta.
• Garantizar que la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de conformidad con la normativa aplicable.
• Actualizar oportunamente la información y rectificar los datos personales cuando resulte procedente, adoptando las medidas necesarias para mantener su calidad.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente legitimadas, dentro de los términos establecidos en la normativa vigente.
• Adoptar y mantener políticas, procedimientos y mecanismos internos que permitan garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre protección de datos personales y la adecuada atención de consultas y reclamos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se encuentren legal o institucionalmente autorizadas para su tratamiento, conforme a las finalidades y responsabilidades correspondientes.
• Suministrar a los encargados del tratamiento, cuando corresponda, únicamente los datos personales cuyo tratamiento se encuentre autorizado o legalmente habilitado, y garantizar que la información suministrada sea adecuada para las finalidades previstas.
• Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las condiciones de seguridad, confidencialidad, finalidad, acceso restringido y demás obligaciones legales y contractuales aplicables.
• Informar oportunamente a los encargados del tratamiento sobre las novedades relacionadas con los datos personales suministrados y comunicar las rectificaciones, actualizaciones o restricciones que correspondan.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y mientras no haya finalizado el trámite correspondiente.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar al titular, cuando lo solicite, sobre el uso dado a sus datos personales, dentro de las condiciones establecidas por la normativa vigente.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad cuando se presenten riesgos en la administración de la información de los titulares, de conformidad con los requisitos, condiciones y términos legales aplicables.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus competencias legales.
• Garantizar la protección especial de los datos personales sensibles, particularmente los relacionados con la salud, así como la confidencialidad, reserva, custodia y acceso restringido de las historias clínicas y demás registros asistenciales.
• Respetar los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y aplicar las garantías especiales establecidas para el tratamiento de sus datos personales.
• Conservar los datos personales únicamente durante los períodos necesarios para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables, observando los regímenes especiales de conservación documental.
• Implementar mecanismos para identificar, reportar, evaluar, atender y realizar seguimiento a incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales, adoptando las medidas de contención, corrección y notificación que legalmente correspondan.
• Garantizar que la transmisión, transferencia y demás formas de comunicación de datos personales a terceros se realicen de conformidad con las finalidades informadas, las autorizaciones exigibles y las condiciones previstas por la normativa aplicable.

Servicios Especializados FCB S.A.S. desarrollará estos deberes mediante los procedimientos, controles, responsabilidades y mecanismos de seguimiento establecidos en su sistema de gestión institucional y en los documentos internos relacionados con la protección de datos personales.

La institución promoverá la formación y sensibilización de sus trabajadores, contratistas y demás personas autorizadas para tratar información personal, con el fin de fortalecer la cultura de protección de datos y prevenir tratamientos no autorizados.

4.4. Derechos de los titulares de datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S. reconoce y garantiza los derechos de los titulares de datos personales establecidos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias y demás normas aplicables.

Los titulares de los datos personales, por sí mismos o a través de sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas, según corresponda, podrán ejercer los siguientes derechos:

Conocer sus datos personales

Solicitar información sobre los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Servicios Especializados FCB S.A.S.

Actualizar sus datos personales

Solicitar la actualización de información que haya cambiado o que resulte desactualizada, de conformidad con los requisitos legales aplicables.

Rectificar sus datos personales

Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento se encuentre prohibido o no haya sido autorizado, cuando corresponda.

Solicitar prueba de la autorización

Obtener información y evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

Ser informado sobre el uso de sus datos personales

Solicitar información respecto de las finalidades y del tratamiento realizado con sus datos personales, dentro de los límites establecidos por la normativa aplicable.

Acceder gratuitamente a sus datos personales

Consultar la información personal que haya sido objeto de tratamiento, en las condiciones de gratuidad, periodicidad y demás reglas establecidas por la normativa vigente.

Revocar la autorización

Solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando legalmente proceda y siempre que no exista un deber legal o contractual que impida atender total o parcialmente dicha solicitud.

Solicitar la supresión de datos personales

Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando resulte legalmente procedente, particularmente cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de las obligaciones de conservación que correspondan.

Presentar consultas y reclamos

Formular solicitudes relacionadas con el conocimiento, actualización, rectificación, supresión, revocatoria y demás derechos sobre sus datos personales, mediante los canales institucionales establecidos para tal fin.

Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos

Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a la normativa de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento, de conformidad con la ley.

Abstenerse de suministrar datos sensibles en los casos legalmente previstos

Ser informado sobre el carácter facultativo de las respuestas a preguntas relacionadas con datos personales sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, sin perjuicio de los requisitos legales y clínicos aplicables a la prestación de servicios de salud.

El ejercicio de estos derechos se realizará de conformidad con los procedimientos, requisitos, términos y limitaciones establecidos en la normativa colombiana vigente.

Cuando las solicitudes se relacionen con historias clínicas, registros asistenciales, información médica u otros documentos sometidos a reserva legal, Servicios Especializados FCB S.A.S. aplicará las disposiciones especiales sobre confidencialidad, acceso, custodia, conservación y protección de la información.

La solicitud de supresión de datos personales o de revocatoria de la autorización no implicará la eliminación automática de información que deba conservarse por obligación legal o contractual, incluyendo las historias clínicas y demás registros sujetos a períodos obligatorios de conservación.

En estos casos, la institución informará al titular las razones que impidan atender total o parcialmente su solicitud y limitará el tratamiento de la información a las finalidades legalmente permitidas.

Servicios Especializados FCB S.A.S. garantizará que los titulares puedan ejercer sus derechos mediante los canales institucionales establecidos en la presente política, sin perjuicio de los mecanismos especiales previstos para el acceso a la historia clínica y demás información sometida a reserva legal.

4.5. Casos en los que no se requiere autorización del titular

Servicios Especializados FCB S.A.S., de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables, podrá realizar el tratamiento de datos personales sin requerir autorización del titular únicamente cuando se configure alguna de las excepciones expresamente establecidas por la ley.

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos:

Información requerida por autoridades competentes

Cuando los datos personales sean solicitados por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, dentro del ámbito de competencia de la autoridad solicitante y con observancia de las disposiciones sobre reserva y confidencialidad aplicables.

Datos de naturaleza pública

Cuando el tratamiento recaiga sobre datos personales que tengan naturaleza pública conforme a la legislación colombiana, respetando los principios de finalidad, necesidad, circulación restringida y demás condiciones legales aplicables.

Casos de urgencia médica o sanitaria

Cuando el tratamiento de datos personales resulte necesario para atender situaciones de urgencia médica o sanitaria, en las condiciones previstas por la ley y limitándose a la información pertinente para la atención de la situación que origina la excepción.

Fines históricos, estadísticos o científicos

Cuando el tratamiento de información se encuentre autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, con cumplimiento de los requisitos legales, éticos y de protección de datos personales correspondientes. En estos casos se adoptarán las medidas necesarias para proteger la identidad de los titulares y garantizar la confidencialidad de la información, incluyendo la supresión de elementos identificadores cuando legalmente corresponda.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

Cuando el tratamiento recaiga sobre los datos comprendidos en esta excepción legal, respetando las disposiciones especiales que regulen su acceso, uso y circulación.

La aplicación de cualquiera de las excepciones anteriores no exime a Servicios Especializados FCB S.A.S. del cumplimiento de los principios, deberes y medidas de protección establecidos en la normativa vigente.

En particular, cuando el tratamiento comprenda datos personales sensibles, información relacionada con la salud o historias clínicas, la institución deberá observar las condiciones especiales de confidencialidad, reserva, seguridad, acceso restringido y demás requisitos legales aplicables.

La entrega de información a autoridades o terceros legalmente legitimados estará sujeta a la verificación de la competencia, finalidad, alcance y procedencia de la solicitud, así como a las restricciones legales que correspondan.

La institución no interpretará estas excepciones como una autorización general para utilizar, divulgar o compartir datos personales con finalidades comerciales, publicitarias, promocionales o distintas de aquellas legalmente permitidas.

Los mecanismos internos para identificar, documentar y verificar la procedencia de las excepciones legales serán desarrollados en los procedimientos institucionales de protección de datos personales.

4.7. Área responsable de la atención de consultas, peticiones y reclamos relacionados con datos personales

Servicios Especializados FCB S.A.S., en cumplimiento de la normativa colombiana sobre protección de datos personales, dispone de mecanismos institucionales para recibir, gestionar y responder las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares de datos personales, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente legitimadas.

La institución cuenta con un Oficial de Protección de Datos Personales formalmente designado, quien tendrá a su cargo la coordinación, orientación y seguimiento de las actividades relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares, de acuerdo con las funciones y responsabilidades establecidas institucionalmente.

El Servicio de Información y Atención al Usuario (SIAU) participará en la recepción, orientación y canalización de las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, de conformidad con los procedimientos institucionales.

Las solicitudes recibidas por SIAU o por los demás canales oficiales serán remitidas oportunamente al Oficial de Protección de Datos Personales o al responsable institucional designado para su gestión, según corresponda.

Los procesos institucionales que recolecten, almacenen, consulten, utilicen o administren datos personales deberán colaborar en la atención de las solicitudes, suministrando la información necesaria y adoptando las medidas que correspondan dentro de sus competencias.

Servicios Especializados FCB S.A.S. garantizará que las consultas y reclamos sean atendidos dentro de los términos establecidos por la normativa vigente, mediante mecanismos que permitan su registro, seguimiento, respuesta y conservación de evidencias.

Durante la atención de estas solicitudes, la institución aplicará medidas de verificación de identidad, legitimación, confidencialidad y acceso restringido, especialmente cuando se trate de datos personales sensibles, información relacionada con la salud o historias clínicas.

Los titulares podrán presentar sus solicitudes mediante los canales institucionales establecidos en el subnumeral 4.2.1 de la presente política.

La institución garantizará que la presentación de solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de protección de datos personales no esté condicionada al uso exclusivo de un área o canal, siempre que la solicitud sea recibida a través de un medio institucional habilitado.

Los procedimientos operativos para la recepción, clasificación, asignación, seguimiento, respuesta y cierre de consultas y reclamos, así como las responsabilidades de los procesos involucrados, serán desarrollados en los documentos internos de protección de datos personales de la institución.

La responsabilidad legal frente al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales continuará a cargo de Servicios Especializados FCB S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento.

4.8. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares

Servicios Especializados FCB S.A.S. garantiza a los titulares de datos personales, sus causahabientes, representantes legales y personas debidamente legitimadas, el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás derechos reconocidos por la normativa colombiana vigente.

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales serán recibidos, gestionados y respondidos conforme a los requisitos y términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.

4.8.1. Presentación de solicitudes

Los titulares podrán presentar sus consultas y reclamos mediante los canales institucionales establecidos en el subnumeral 4.2.1 de la presente política.

Las solicitudes podrán formularse directamente por el titular o por sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas, según corresponda.

La institución verificará la identidad y legitimación del solicitante mediante mecanismos proporcionales a la naturaleza de la información requerida, especialmente cuando se trate de datos personales sensibles o información clínica sometida a reserva.

4.8.2. Contenido de las solicitudes

Para facilitar su atención, las solicitudes deberán contener, según corresponda:

• Identificación del titular y del solicitante, cuando sean personas diferentes.
• Descripción clara de la consulta, reclamo o derecho que se pretende ejercer.
• Información necesaria para identificar los datos personales relacionados con la solicitud.
• Documentos o soportes que acrediten la representación o legitimación, cuando corresponda.
• Medio de contacto para recibir la respuesta institucional.

Servicios Especializados FCB S.A.S. orientará a los solicitantes cuando sea necesario complementar la información, evitando imponer requisitos injustificados o barreras desproporcionadas para el ejercicio de sus derechos.

4.8.3. Atención de consultas

Las consultas relacionadas con el conocimiento, acceso o información sobre el tratamiento de datos personales serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, la institución informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, sin que esta pueda superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

4.8.4. Atención de reclamos

Los reclamos relacionados con la actualización, rectificación, supresión de datos personales, revocatoria de autorización o presunto incumplimiento de los deberes de protección de datos serán tramitados conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.

El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, en las condiciones previstas por la ley.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término establecido, la institución informará al interesado, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, sin que esta pueda superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

4.8.5. Reclamos incompletos y subsanación

Cuando un reclamo resulte incompleto, Servicios Especializados FCB S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias identificadas.

Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, conforme a la normativa aplicable.

Una vez recibido el reclamo completo, la institución incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que indique «reclamo en trámite» y el motivo de este, dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Cuando Servicios Especializados FCB S.A.S. no sea competente para resolver un reclamo, dará traslado a quien corresponda dentro del término legal y comunicará esta circunstancia al interesado.

4.8.6. Respuesta a las solicitudes

Las respuestas institucionales serán claras, completas, oportunas y congruentes con la solicitud presentada, dentro de los límites establecidos por la normativa vigente.

Cuando una solicitud de supresión de datos personales o revocatoria de autorización no resulte legalmente procedente, la institución informará al solicitante las razones que impiden atenderla total o parcialmente.

La atención de solicitudes relacionadas con historias clínicas y demás información asistencial sometida a reserva observará las disposiciones especiales aplicables a su acceso, confidencialidad y conservación.

4.8.7. Presentación de quejas ante la autoridad de protección de datos

El titular o las personas legalmente legitimadas podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a la normativa de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

4.8.8. Registro y seguimiento

Servicios Especializados FCB S.A.S. adoptará mecanismos para registrar, clasificar, asignar, gestionar, responder y conservar evidencia de las consultas y reclamos recibidos, garantizando el cumplimiento de los términos legales y la confidencialidad de la información.

Las responsabilidades específicas de los procesos institucionales y los controles operativos para la gestión de estas solicitudes serán desarrollados en los procedimientos internos de protección de datos personales.

4.9. Vigencia, actualización y conservación de datos personales

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Servicios Especializados FCB S.A.S. entrará en vigencia a partir de la fecha de aprobación y publicación de su versión actualizada, conforme al procedimiento institucional de control documental.

La política permanecerá vigente hasta que sea modificada, sustituida o derogada mediante los mecanismos institucionales establecidos, sin perjuicio de las actualizaciones que resulten necesarias para garantizar su conformidad con la normativa aplicable.

4.9.1. Actualización de la política

Servicios Especializados FCB S.A.S. revisará y actualizará la presente política cuando se presenten modificaciones normativas, cambios en las finalidades del tratamiento, incorporación de nuevos procesos o tecnologías, cambios en la estructura organizacional o cualquier circunstancia que haga necesaria su actualización.

Las modificaciones serán gestionadas conforme al procedimiento institucional de control documental, garantizando la identificación de versiones, aprobación, publicación y conservación de los registros correspondientes.

Cuando se introduzcan cambios sustanciales en la política, estos serán comunicados oportunamente a los titulares por medios adecuados y accesibles, de conformidad con la normativa vigente.

Cuando una modificación de las finalidades del tratamiento requiera una nueva autorización del titular, la institución la solicitará previamente en los términos legalmente exigibles.

4.9.2. Vigencia de las bases de datos y conservación de la información

Las bases de datos personales administradas por Servicios Especializados FCB S.A.S. tendrán una vigencia asociada a las finalidades legítimas para las cuales fueron creadas y a las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Los datos personales serán tratados y conservados durante el tiempo necesario para cumplir dichas finalidades, atender obligaciones legales o contractuales, ejercer derechos o dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes, según corresponda.

Los períodos de conservación se determinarán de acuerdo con la naturaleza de la información, su finalidad, el régimen normativo aplicable y los instrumentos de gestión documental adoptados por la institución.

4.9.3. Conservación de información clínica

Las historias clínicas, resultados diagnósticos, registros asistenciales y demás información sometida a regímenes especiales de conservación se administrarán de conformidad con la normativa sanitaria y documental aplicable.

La institución garantizará las condiciones de reserva, integridad, disponibilidad, confidencialidad, custodia y seguridad de la información clínica durante los períodos legalmente exigidos.

Las solicitudes de supresión o revocatoria de autorización no darán lugar a la eliminación de información cuya conservación sea obligatoria por disposición legal.

4.9.4. Finalización del tratamiento y disposición de datos personales

Una vez cumplidas las finalidades que justificaron el tratamiento y vencidos los períodos de conservación legalmente exigibles, Servicios Especializados FCB S.A.S. evaluará la procedencia de la eliminación segura, anonimización o disposición final de los datos personales, conforme a la normativa vigente y a sus procedimientos institucionales.

Cuando subsista una obligación legal o contractual que justifique la conservación de determinada información, su tratamiento se limitará a las finalidades permitidas durante el período correspondiente.

La institución implementará mecanismos para garantizar que la conservación y disposición final de los datos personales se realicen de manera segura, documentada y conforme a los requisitos legales aplicables.

Documentos y registros relacionados

MA040101G

Política para el correcto tratamiento de la información personal.

MA040102D

Aviso de privacidad.

ME030111P

Procedimiento institucional de control documental.

MA040101-R1

Autorización de tratamiento de datos personales.

MA040101-R2

Autorización de uso de datos personales e imagen.

MA040101-R3

Acuerdo de confidencialidad laboral.

MA040101-R4

Acuerdo de confidencialidad de contratistas y proveedores.

MA040101-R5

Consentimiento informado para captura de firma digital.

Control de cambios

Versión 01 (22/09/2016)

Versión original.

Versión 02 (15/04/2018)

Actualización de imagen corporativa.

Versión 03 (31/08/2020)

Cambio de codificación por modificaciones en el mapa de procesos.

Versión 04 (05/11/2026)

Actualización integral de la política, adecuación normativa, reorganización de contenidos, eliminación de duplicidades, actualización de responsabilidades, procedimientos y referencias documentales.